Les dépenses de Noël des Organismes Publics [2003] VUOMF 6; 2003.19 (28 July 2003)

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RAPPORT PUBLIC SUR
LES DÉPENSES DE NOËL DES ORGANISMES PUBLICS EN 2001-2002

Le bureau du médiateur a enquêté sur les dépenses de certains organismes publics pour les fêtes de fin d’année de 2001 et 2002. Les renseignements recueillis sont résumés dans le tableau ci-dessous.

Réponses satisfaisantes	Nom de l’organisme	Dépenses de 2001	Dépenses de 2002	Nombre d’employés	Commentaires
✓	SHÉFA	?	1 000 639	37	La province n’a pas de relevés des dépenses pour 2001
✓	Sanma	Néant	204 045	30
X	PÉNAMA	?	?		A refusé de fournir des renseignements
✓	TAFÉA	68 540	114 977	40	Réception de 2002 et d’adieu à un membre du personnel.
✓	Torba	Néant	Néant
✓	Malampa	Néant	37 370	60
✓	OCPB	282 656	Néant	28	Conseil d’administration a modifié sa politique en 2002
✓	NISCOL	128 390	262 390
✓	RAM (VMA)	Néant	40 890	16
✓	CM Luganville	Néant	Néant
✓	CM Port-Vila	675 000	755 000	135/151
✓	Bureau du PM	Néant	Néant
✓	Médiateur	Néant	Néant
	Total	1 154 586	1 515 311

1.1 La Constitution et la Loi relative à la fonction de médiateur permettent au médiateur d’examiner les actes du gouvernement et des organismes publics. Cela couvre les conseils provinciaux ('CP'), les Conseil municipaux ('CM') de Luganville et Port-Vila, Northen Islands Stevedoring Company Ltd ('Niscol'), le Conseil d’administration de l’office de commercialisation des produits de base de Vanuatu ('OCPBV') et la Régie des affaires maritimes ('RAM').

2.1 Le présent rapport a pour objet de présenter les constats du médiateur conformément à la Constitution et la Loi relative à la fonction de médiateur.

2.2 L’enquête couvre l’établissement des sommes d’argent dépensés par certains organismes publics pour organiser les réceptions de fin d’année de 2001 et 2002 et de déterminer si ces sommes sont excessives ou on.

2.3 Même si le médiateur n’a enquêté qu’auprès de treize organismes, il espère que le présent rapport sensibilisera tous les organismes publics sur leurs responsabilités financières quant aux dépenses de Noel.

2.4 Dans le cas de Niscol, c’est une société dont l’état et certains conseils provinciaux détiennent toutes les actions émises. Les fonds utilisés pour acheter les cadeaux de Noël appartiennent à la société. Ce ne sont pas des 'fonds publics'. Cependant, les fonds dépensés sont soustraits aux dividendes devant être versés aux actionnaires. De ce fait, l’état a perdu des recettes qu’il devrait obtenir par ailleurs.

2.5 Notre bureau recueille des renseignements et documents par le biais de demandes officieuses, sommations, lettres, interviews et recherches.

4.1 Le Bureau du médiateur a ouvert cette enquête en décembre 2002 en vue d’obtenir les renseignements suivants:

4.3 Le Bureau du Premier ministre a volontairement fourni des renseignements sur ses dépenses de célébration de fin d’année et les renseignements sur les dépenses du Bureau du médiateur sont inclus dans l’intérêt de la transparence.

4.4 NISCOL et la RAM ont d’abord rejeté la compétence du médiateur de leur exiger des renseignements puis ont par la suite accepté de collaborer.

4.5 Le conseil provincial de Taféa n’a pas répondu à nos premières demandes de renseignements, cependant ces renseignements nous ont été fournis à temps pour être inclus dans le présent rapport.

4.6 Le conseil provincial de Pénama a refusé de fournir les renseignements demandés. Même si le médiateur est autorisé conformément à la Loi relative à la fonction de médiateur de demander à une personne de témoigner, il se trouve que dans le cas du personnel du conseil provincial de Pénama cela n’a pas pu se faire faute de moyens.

4.7 Les renseignements recueillis sont résumés à l’Annexe A et établis ci-dessous de façon plus détaillée.

4.8	CM de Port-Vila Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	675 000 VT 755 000 VT Chaque agent (151 en 2002) a reçu un bon d’achat de 5000 VT et même si cet argent ne peut servir qu’à la nourriture (alcool et tabac exclus), la somme est excessive et aucun effort n’a été mis en œuvre pour réduire les dépenses suite à l’augmentation du personnel.
4.9	NISCOL Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	128 390 VT 262 390 VT Les dépenses sont faites sous formes de cadeaux et sommes d’argent offertes au personnel.
4.10	CP de Sanma Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Néant 204 045 VT Étant donné qu’en 2002, seulement 30 personnes étaient présentes à la réception, le coût par personne s’élevait à 6800 VT et 129 045 VT ont été dépensés sur l’alcool.
4.11	CP de Shéfa Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	La province n’a tenu aucun relevé des dépenses 7 100 639 VT Le coût moyen par personne s’élève à 2720 VT. La province n’a tenu aucun relevé de ses dépenses en 2001.
4.12	CP de Pénama Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Néant Néant Elle a refusé de fournir des renseignements
4.13	CP de Taféa Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	68 540 VT 114 977 VT Les dépenses de 2001 ne servaient qu’à satisfaire 40 conseillers et agents (soit une moyenne de 1 713 VT par personne) ainsi que les autres invités. La réception en 2002 a également permis de dire adieu à un employé quittant ses fonctions au CP de Taféa.
4.14	OCPB Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	282 656 VT Néant Comme ils ont dépensé 282 656 VT pour seulement 28 employés en 2001 (10 100 VT en moyenne par personne), la direction a pris la ferme décision d’annuler la réception de Noël 2002.
4.15	CP de Malampa Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Néant 37 370 VT La réception était destinée à 60 agents (620 VT en moyenne par personne). Les dépenses totales ne sont pas excessives. Cependant, 15 280 VT ont été dépensés sur l’alcool. Le médiateur demande au conseil de retourner à ses pratiques précédentes de faire financer les réceptions de fin d’année par les agents.
4.16	RAM Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Néant 40 890 VT Un coût moyen de 2 555 VT de chacun des 16 employés. Le médiateur demande à la RAM d’envisager de faire financer à l’avenir les réceptions de fin d’année par les agents.
4.17	CM de Luganville Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Aucune dépense n’a été faite en 2001 ou 2002.
4.18	Bureau du PM Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Le personnel a récolté des fonds pour organiser les réceptions de fin d’année. Aucun fonds public n’a été dépensé.
4.19	CP de Torba Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Le personnel et les conseillers provinciaux ont cotisé pour organiser les réceptions de fin d’année.
4.20	Bureau du médiateur Dépenses en 2001: Dépenses en 2002: Commentaires:	Aucune dépense n’a été faite en 2001 ou 2002.

5.1 Avant d’ouvrir l’enquête, le médiateur a informé toutes les personnes ou organismes cités dans l’enquête et leur a donné le droit de répondre. Un document de travail a été également transmis avant la préparation du présent rapport pour donner une autre chance aux personnes citées dans le présent rapport de répondre.

5.2 Le directeur du service des Affaires provinciales s’est adressé aux conseils provinciaux et aux municipalités en réponse au document de travail (voir Annexe B).

5.3 Le secrétaire général du conseil provincial de Torba a également écrit au médiateur en réponse au document de travail, confirmant les renseignements fournis auparavant.

6.1.1er CONSTAT: Le médiateur constate que les dépenses de Noël de certains organismes publics sont excessives.

6.1.1 Sur les 13 organismes cités dans le présent rapport, six ont dépensé 1 400 334 VT pour organiser les réceptions de fin d’année en 2002. Vu la situation économique actuelle, ces dépenses sont excessives.

6.1.2 La municipalité de Port-Vila, NISCOL, les conseils provinciaux de Sanma, Taféa, et Shéfa sont les organismes ayant effectué des dépenses excessives.

6.2.2ème CONSTAT: Le médiateur constate que deux organismes dépensent sagement pour organiser les réceptions de Noël en 2002.

6.2.1 Les dépenses du conseil provincial de Malampa et de la RAM ne sont pas jugées excessives. Cependant, le médiateur demande à tous les organismes d’adopter à l’avenir la méthode de cotisation consistant à faire cotiser les agents pour financer les réceptions de fin d’année.

6.3 3ème CONSTAT: Le médiateur constate que des organismes publics ont adopté une méthode responsable quant aux dépenses de Noël.

6.3.1 La municipalité de Luganville, le Bureau du Premier ministre, le conseil provincial de Torba et le Bureau du médiateur ont soit annulé les réceptions de fin d’année, soit ont fait cotiser les agents pour financer les réceptions de fin d’année.

6.4 4ème CONSTAT: Le médiateur constate que le conseil provincial de Pénama a refusé de collaborer durant l’enquête.

6.4.1 Le médiateur estime que le refus de fournir des renseignements montre que le conseil provincial de Pénama ne veut pas révéler le montant de ses dépenses de Noël.

7.1 Le directeur du service des Finances doit émettre des instructions formelles pour interdire les dépenses des fonds publics pour des réceptions de Noël.

7.2 Les organismes publics ne relevant pas du ministère des Finances, comme NISCOL, l’OCPBV et la RAM, doivent volontairement adopter la même position.

7.3 Le Bureau du médiateur doit préparer un suivi du rapport au début de l’an 2004 pour déterminer si l’attitude des organismes publics s’est améliorée suite au présent rapport.

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