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L'Acquisition Irrégulière de 16 vehicules pour les jeux provinciaux de Sanma de 1997 [2001] VUOMF 1; 2001.05 (26 July 2001)

RÉPUBLIQUE DE VANUATU

BUREAU DU MÉDIATEUR

RAPPORT PUBLIC

SUR

L'ACQUISITION IRRÉGULIÈRE

DE 16 VÉHICULES

POUR LES

JEUX PROVINCIAUX DE SANMA DE 1997

26 juillet 2001

7312/2001/05

RÉSUMÉ

Le présent rapport décrit comment le Gouvernement de Vanuatu, par son ministère de l'Intérieur, à manqué planifier correctement l’acquisition de 16 véhicules destinés au transport des représentants du gouvernement, des participants aux Jeux et autres aux Jeux de Sanma, en mai 1997.

Comme le ministère de l'Intérieur a manqué de prendre des dispositions appropriées quant aux transports, le ministère des Finances s'est précipité à la dernière minute pour demander à Asco Motors de fournir les véhicules, ignorant d'autres fournisseurs potentiels. A la fin des Jeux, les véhicules furent vendus hors taxe. En conséquence, l'Etat a perdu 7 130 127 VT de recettes fiscales, Le peuple de Vanuatu a donc manqué d’argent. Cette décision de la direction est clairement regrettable.

De plus, le ministère n'a pas respecté les procédures d'acquisition requises par les règlements financiers. Il a manqué de lancer des appels d'offre pour la fourniture des véhicules. En conséquence les autres concessionnaires d'automobiles n’ont pas eu la chance de se porter candidats pour fournir les véhicules pour les jeux.

Le médiateur recommande au ministère de l'Intérieur et à tout ministère de s'assurer, à l’avenir, que les dispositions sont prises à temps quant aux transports dans ce genre d'événements.

En outre, si des compagnies de location de voitures ou I'Association des Transports Routiers peuvent être fournisseurs et répondre à ce besoin de court terme à des prix raisonnables, ceci serait une mesure recommandable de réduction des dépenses de 1'Etat et des organisateurs des Jeux. Cette approche serait plus conforme aux principes du Programme de la Reforme Globale (PRG).

TABLE DES MATIERES

RESUME............................................................................................................2
1 COMPETENCE...............................................................................................4
2 OBJET, ÉTENDUE DE L'ENQUÊTE ET MÉTHODES ADOPTÉES.........4
3. LOIS, RÈGLEMENT, ET RÈGLES PERTINENTS......................................4
4. EXPOSÉS DES FAITS...................................................................................4
5. RÉPONSES.....................................................................................................6
6. CONSTATS....................................................................................................6
7. RECOMMANDATIONS................................................................................7
8. CONCLUSION...............................................................................................7
9. ANNEXE.........................................................................................................8

1. COMPÉTENCE

1.1 La Constitution et la Loi relative à la fonction de médiateur permettent au médiateur d'enquêter sur la conduite du Gouvernement, des organismes connexes et des dirigeants. Cela inclut l’analyse des défauts des lois et des pratiques administratives, y compris l'acquisition irrégulière des véhicules pour les Jeux de Sanma.

2. OBJET, ÉTENDUE DE L'ENQUÊTE ET MÉTHODES ADOPTÉES

2.1 Le présent rapport a pour objet de présenter les constats du médiateur conformément à l’article 63 de la Constitution et à l’article 34 de la Loi relative à la fonction de médiateur.

2.2 L'enquête consiste à établir les faits quant à l’acquisition de 16 véhicules auprès d'Asco Motors, en mai 1997, ainsi que d'établir

A. Le total des recettes perdues par I'Etat suite à l’autorisation de l'importation des véhicules en hors taxes.

B. Si la Conduite du Gouvernement est conforme aux procédures d'obtention prévues par les Règlements Financiers.

2.2 Le bureau recueille des informations et des documents par demandes informelles, sommations, lettres, interviews et recherches.

3. LOIS, RÈGLEMENT, ET RÈGLES PERTINENTS

Les Règlements Financiers de la République de Vanuatu

3.1 Selon l'article 361, pour un travail ou service particulier coûtant plus de 1 million de vatu, il faut obtenir au moins trois (3) offres écrites. Ces offres doivent être soumises au Conseil d'adjudication pour évaluation et octroi du contrat (1).

4. EXPOSÉS DES FAITS

Acquisition des Véhicules

4.1 Les Jeux provinciaux ont eu lieu à Luganville, dans la province de Sanma, du 3 au 10 mai 1997. Environ 900 athlètes et officiels d'autres Provinces se sont rendus à Sanma.

Comme I'Etat n'a pas assez de véhicules à Luganville pour le transport des officiels du gouvernement lors des Jeux, il a été commandé chez Asco Motors à Port-Vila 12 véhicules a liver à Luganville pour servir durant les Jeux.

(1) Si les véhicules ne sont pas achetés directement par I'Etat, le médiateur estime que la fourniture et l'usage des 16 véhicules est un service à 1'Etat, cc qui relève de l’'article 361.

4.2 Le 11 avril 1997, le Président du Conseil des Jeux provinciaux, M. Joe Carlo, a demandé a Asco Motors de fournir un devis de 20 véhicules devant servir aux transports durant les jeux (Annexe A). II a ajouté que le ministère de 1'Interieur a adressé à son comité, très tardivement, un avis et vu le facteur temps, il a demandé à Asco Motors de soumettre un devis pour ce nombre de voitures. Le directeur général de Asco Motors a confirmé le 14 avril 1997 leur désir de fournir 16 véhicules. Cependant, il a demandé au service des Douanes une lettre l’avisant que les véhicules seront exemptés de tout droit et toute taxe. De plus, le Conseil des Jeux et Asco Motors doivent signer un accord d'engagement quant au règlement des frais d'expédition et de l’assurance de Port-Vila à Santo, (Annexe B).

4.3 Le 29 avril 1997, le secrétaire privé du ministère des Finances, M. Siméon Poilapa, demande à Asco Motors de fournir, en hors douanes, 12 véhicules pour les Jeux. Les véhicules devraient ensuite être expédiés à Santo avant le 30 avril 1997 (Annexe C). Ces véhicules sont ensuite expédiés à Santo en début mai 1997.

4.4 Le 2 mai 1997, le ministre des Finances par intérim, feu Père Walter Lini, écrit au Directeur général de Asco Motors à Port-Vila, pour fournir quatre véhicules supplémentaires. Il a assuré le Directeur général de Asco Motors de 1'exemption de ces quatre véhicules (Annexe D). Cela porte le nombre des véhicules a 16.

Assurance

4.5 Le 30 avril 1997, le chef de cabinet du Bureau du Premier ministre, M. William Tari, à informé Asco Motors que, comme les véhicules devaient être expédiés à Santo, l'Etat prendra en charge l’assurance et le fret des 16 véhicules. Suite à cela, lors d'une session en octobre 1997, le Conseil des ministres a approuvé le versement de 859 239 VT à la compagnie assurant les véhicules. La somme est versée en novembre 1997.

4.6 Le 12 mai 1997, M. Peter Taurakoto, directeur de cabinet par intérim, avise, par écrit, le Président des Jeux de Sanma de 1'expiration de 1'assurance à la date de sa lettre. Il 1'informe que tout service administratif désirant acheter un des véhicules doit l’informer et négocier l’achat avec Asco Motors.

Autorisation d'exemption

4.7 Le 22 mai 1997, après les Jeux, les représentatifs de Asco Motors, le secrétaire privé du ministère des Finances, M. Poilapa et le directeur des Douanes, M. John Simbolo se sont réunis. Il y a été décidé de vendre en hors taxes les véhicules déjà utilisés (Annexe E). Suite à cette réunion, le directeur des Douanes donne son approbation, selon les pouvoirs que lui confère 1'Annexe 3 de la Loi sur les Tarifs Douaniers, à la vente en hors taxes par Asco Motors des véhicules.

M. Jeffrey Wilfred, directeur des Finances, informe le médiateur que cet arrangement a fait perdre 7 130 127 VT de recettes fiscales sur les seize véhicules (Annexe F).

En février 1999, Asco Motors informe le médiateur qu'aucun véhicule n'a été importé pour les Jeux de Samna, Tous les véhicules fournis provenaient du stock d'Asco Motors de Port-Vila. Asco Motors a, par la suite, vendu en hors taxes les véhicules usagés au public.

5. RÉPONSES

5.1 M. Siméon Poilapa, ancien secrétaire privé du ministère des Finances, a répondu au document de travail que le ministère de 1'Intérieur d'alors a manqué de prendre à temps les dispositions appropriées quant aux évènements. En conséquence, il y a eu précipitation de dernière minute pour tout préparer et il devait demander à Asco Motors de fournir les véhicules. Il ajoute qu'il n'était pas au courant des aux quatre véhicules supplémentaires demandés par le ministre des Finances par intérim.

5.2 Le médiateur n'a reçu aucune autre réponse.

6. CONSTATS

1er Constat: Le ministère de l'Intérieur a manqué de s'assurer à temps de l'organisation des transports aux Jeux provinciaux de Sanma.

6.1 Le manquement du ministère de 1'Intérieur a entraîné la précipitation de dernière minute pour trouver des véhicules et à expédier à Santo. Cela a entraîné les dépenses inutiles de 859 239 VT dans le fret et l’assurance des véhicules. Aucune trace n'indique qu'on a tenté de trouver des véhicules à Luganville pour le transport des officiels.

2^ème Constat:

Le ministère de 1'Intérieur a manqué de respecter les procédures d'obtention telles que décrites dans les Règlements financiers.

6.2 Le ministère de 1'Intérieur a enfreint les Règlements financiers. La demande à Asco Motors de fournir 16 véhicules était un service et était régi par les procédures d'appel d'offres. En un seul concessionnaire de voiture a été approché et il n'y a eu aucune concurrence d'offres. Cela a donné à Asco Motors le monopole de la fourniture de voitures à 1'Etat et a annulé toute chance de concurrence des prix entre concessionnaires.

3^ème Constat:

Le Gouvernement a perdu une somme importante du revenu en raison des exemptions accordées à Asco Motors pour les véhicules.

6.3 L'Etat a perdu 7 130 127 VT de recettes fiscales sur les véhicules expédiés à Santo en vue de servir au transport des officiels du Gouvernement. Le ministère de 1'Intérieur aurait pu prendre des dispositions pour louer des véhicules auprès des sociétés de location à Luganville, ce qui aurait permis à l’Etat d'économiser les 7 millions de vatu et le fret. Ceci a profité à quelques officiels en leur fournissant des voitures confortables aux frais de 1'Etat.

S'il y avait une bonne organisation, la location de véhicules petits et grands pendant dix jours au taux de 150 000 VT par véhicule coûterait à 1'Etat moins de 7 millions de vatu.

7. RECOMMANDATIONS

7.1 1^ère Recommandation:

Le ministère de l'Intérieur doit s'assurer des préparations préalables de ces événements.

Les préparations faites à la dernière minute témoignent d'un manque d'une meilleure prévision. Ceci prouve une mauvaise administration de la part du ministère et des services administratifs engagés dans la préparation des Jeux de Sanma. A l’avenir, il faut préparer préalablement ces événements afin d'éviter les dépenses inutiles de dernière minute.

7.2 2^ème Recommandation:

Le ministère de l'Intérieur doit obtenir des conseils juridiques s'il doute si le service qui lui dispensé est couvert pars les procédures d'obtention selon les Règlements financiers.

Les ministères sont priés de respecter les procédures d'obtention pour obtenir des biens et services. Les lignes directives sont précisées dans les Règlements financiers. Si un ministère est incertain, il devrait obtenir de l’aide juridique sur la question afin d'éviter des accusations pour prévarication.

7.3 3^ème Recommandation:

Le ministère de l'Intérieur devrait envisager la possibilité de louer des véhicules auprès des concessionnaires automobiles locaux et/ou auprès de I'Association des transports routiers, quant aux tels événements à venir.

La location auprès des concessionnaires automobiles locaux et/ou auprès de 1'Association des transports routiers permettrait à 1'Etat d'éviter des pertes de recettes suite aux exemptions fiscales sur de nouveaux véhicules importés pour ces occasions. Si les sociétés de location des voitures peuvent fournir des véhicules à un prix raisonnable, cela permettrait à 1'Etat d'économiser d'importantes recettes fiscales sur des nouveaux véhicules. Les sociétés de location de voiture peuvent certainement répondre à ce besoin et à un coût moindre.

8. CONCLUSION

8.1 Le ministère de l'Intérieur et tout autre ministère devrait s'assurer que des dispositions sont prises à temps utiles avant ces grands événements. Le ministère et les agents engagés doivent observer les Règlements Financiers et s'assurer que des dispositions sont prises pour éviter des pertes inutiles des recettes fiscales.

Fait le 26 juillet 2001

Hannington G ALATOA
MÉDIATEUR DE LA RÉPUBLIQUE DE VANUATU

9. ANNEXE

Lettre de M. Joe Carlo, Président du Conseil des Jeux provinciaux, au directeur général de Asco Motors.

Lettre de M. D J Pullin, directeur général de Asco Motors, A M. J Carlot, Président du Conseil des Jeux provinciaux.

Lettre de M. Siméon Poilapa, secrétaire privé du ministre des Finances, à M. David Pullin, directeur général de Asco Motors.

Lettre du Père Walter H Lini, ministre des Finances par intérim, A M. David Pullin, directeur général de Asco Motors.

Lettre du représentatif de Asco Motor, M. Narongo S Raikatalau, au directeur du service des Douanes.

F Lettre de M. Jeffrey Wilfred, directeur général des Finances, au médiateur.